La transformation numérique avance à grands pas au sein des organisations. Les services RH ne font pas exception. La digitalisation des fiches de paie, une démarche visant à dématérialiser complètement la paie, tend à se démocratiser en réponse aux préoccupations écologiques émanant des entreprises, mais aussi aux impératifs de productivité et d’optimisation des coûts.
Digitalisation de la paie : cadre légal et fonctionnement
La question de la digitalisation de la paie a longtemps été au cœur des débats avant qu’elle ne soit rendue légale en 2009. La France, comparativement à d’autres pays européens, reste d’ailleurs en retard sur l’adoption du bulletin de paie électronique : seuls 15 % des entreprises françaises ont mis en place cette démarche, contre respectivement 90 % en Allemagne et 70 % en Angleterre. En quoi consiste précisément cette numérisation de la paie et quels en sont les avantages ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de noter qu’il est désormais possible pour un employeur de remettre à son salarié un bulletin de paie sous forme électronique, à condition d’obtenir son accord et de garantir l’intégrité des données. La numérisation des fiches de paie est donc plus une faculté qu’une obligation, l’employeur pouvant réaliser l’opération en interne ou faire appel à prestataire en sous-traitance paie.
Pour ce qui est des modalités d’application de la démarche, les entreprises ont généralement recours à un logiciel de gestion de paie, qui va permettre de libeller un document numérique retranscrivant les éléments de la paie, comme pour le format papier. Un bulletin de paie dématérialisé est ensuite remis à son titulaire dans un espace personnel et sécurisé. Le salarié peut à tout moment consulter son bulletin de paie qui sera scellé et protégé par des fonctions de hachage, de signature électronique ou de cryptage.
Pourquoi digitaliser la paie ?
Externaliser la comptabilité, digitaliser la paie, sous-traiter la hotline… De plus en plus d’entreprises choisissent d’alléger la charge de certaines de leurs activités pour gagner en souplesse tout en optimisant leurs coûts. La digitalisation de la paie s’inscrit parfaitement dans cette logique. La numérisation va ainsi offrir une meilleure utilisation des ressources humaines qui, au lieu de se consacrer à des tâches chronophages comme la mise sous pli ou le classement des documents, pourront se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, digitaliser les bulletins de paie, c’est s’engager dans une démarche écoresponsable tout en réalisant des économies non négligeables liées à l’absence d’utilisation de papier et d’encre. Enfin, cette démarche véhicule une image de modernité qui bonifie celle de l’entreprise.
